سندی را پیدا کنید که به آن نیاز دارید.

جست‌وجوی متنی برای پیدا کردن یک عبارت مشخص، شماره قرارداد یا نام شرکت مناسب است. جست‌وجو در فراداده نیز به محدود کردن دامنه کمک می‌کند؛ برای مثال، اسناد یک پروژه، نوع خاصی از محتوا یا پرونده‌های دارای وضعیت مشخص. ترکیب این دو روش، نقطه شروع مناسبی برای بازیابی قابل پیش‌بینی است.

جست‌وجوی معنایی برای زمانی مفید است که کاربر مفهوم موضوع را می‌داند، اما واژه دقیق متن را نمی‌شناسد. پرسشی مانند «قراردادهای مربوط به نگهداری تجهیزات» ممکن است به مدارکی با واژه‌های متفاوت برسد. این روش جایگزین قطعی جست‌وجوی دقیق نیست؛ در مسائل حقوقی یا مالی، شماره‌ها، تاریخ‌ها و عبارات کلیدی همچنان باید مستقیماً بررسی شوند.

کیفیت نتایج به کیفیت متن و فراداده وابسته است. اسکن کم‌کیفیت، صفحات کج، جدول‌های پیچیده یا اطلاعات ناقص می‌توانند بازیابی را دشوار کنند. در ارزیابی اولیه، باید مجموعه‌ای از پرسش‌های واقعی کاربران انتخاب شود و مرتبط بودن نتایج، سطح دسترسی و زمان رسیدن به سند درست سنجیده شود.

نوع سند، واحد مسئول، پروژه، طرف قرارداد، تاریخ، وضعیت و سطح محرمانگی، نمونه‌هایی از اطلاعات توصیفی هستند. ترکیب این اطلاعات امکان می‌دهد یک سند از چند مسیر پیدا شود. برای مثال، کاربر می‌تواند همه قراردادهای یک شرکت را ببیند یا فقط قراردادهای همان شرکت را که در انتظار بررسی حقوقی‌اند دنبال کند.

یک الگوی خوب فراداده، با تعداد محدودی فیلد ضروری شروع می‌شود. اگر برای هر بارگذاری ده‌ها فیلد نامفهوم یا تکراری لازم باشد، کاربران اطلاعات را ناقص وارد می‌کنند و کیفیت جست‌وجو کاهش می‌یابد. در طراحی اولیه باید روشن شود کدام فیلد برای شناسایی سند ضروری است، کدام مقدار باید از فهرست انتخاب شود و کدام اطلاعات فقط برای یک نوع سند معنا دارد.

طبقه‌بندی نیز باید با کار واقعی کاربران هماهنگ باشد. دسته‌بندی فنی فایل مانند PDF یا تصویر با دسته‌بندی کسب‌وکاری مانند قرارداد، صورتحساب یا صورت‌جلسه متفاوت است. نگهداری این دو مفهوم به‌صورت جداگانه، هم مرور محتوا را ساده‌تر می‌کند و هم امکان تحلیل و تعریف گردش کار را بهبود می‌دهد.

پردازش سند می‌تواند با تشخیص متن آغاز شود و به دسته‌بندی محتوا، استخراج نام‌ها و تاریخ‌ها یا ساخت بردار معنایی برسد. در یک مسیر سازمانی، هر مرحله باید خروجی قابل فهم و ارتباط روشن با سند اصلی داشته باشد. کاربر باید بتواند نتیجه استخراج را در متن منبع بررسی کند و اطلاعات نادرست را اصلاح کند.

کیفیت پردازش به نوع مدرک، زبان، وضوح اسکن و پیچیدگی ساختار آن وابسته است. یک نتیجه مناسب روی PDF متنی، تضمین‌کننده همان کیفیت روی تصویر دست‌نویس یا جدول پیچیده نیست. به همین دلیل ارزیابی باید با نمونه‌های واقعی سازمان، شامل موارد ساده و دشوار، انجام شود. اعداد عملکرد بدون تعریف مجموعه آزمون و شرایط پردازش مبنای قابل اتکایی برای تصمیم خرید نیستند.

انتخاب ارائه‌دهنده مدل نیز یک تصمیم درباره داده است. پیش از ارسال محتوا به سرویس بیرونی باید محل پردازش، نوع اطلاعات ارسالی و الزامات محرمانگی بررسی شوند. استفاده از مدل محلی می‌تواند یکی از گزینه‌ها باشد، اما کیفیت، ظرفیت پردازشی و هزینه عملیاتی آن باید جداگانه سنجیده شود. دامنه قابلیت‌های هوشمند و سطح نظارت انسانی در طراحی راهکار مشخص می‌شوند.